Reporting : 7 facteurs clés pour un pilotage efficace

1. Produire une information fiable

La clé de la gestion de l’entreprise reste l’information comptable. L’enjeu pour le chef d’entreprise est de s’assurer que cette information est exhaustive, contrôlée et produite dans des délais courts. Il s’agit donc de :

Analyser et optimiser les processus de production de l’information
Mettre en place des outils de contrôle et accompagner les équipes (recrutement, formation,)
Piloter la production comptable et raccourcir les délais de production de l’information

2. Disposer d’indicateurs pertinents

Pour s’assurer que l’ensemble de l’équipe applique la stratégie de l’entreprise, mieux vaut définir des objectifs qui collent à ces priorités.

Le choix des indicateurs répond alors aux critères suivants :

Ils collent aux objectifs de l’entreprise et évoluent avec sa stratégie
Ils ne sont pas trop nombreux et sont compris de tous
Ils couvrent des thématiques variées (finance, commercial, innovation, environnement, ressources humaines, etc..)
Ils sont mesurables, avec des règles de calcul bien définies, faciles à produire et à recoupe

HEUREUSEMENT QUE NOUS AVIONS MIS EN PLACE UN REPORTING

Le groupe de cliniques S., fondé par trois médecins, a assis sa réputation sur sa spécialisation médicale. Or, pour un médecin, la qualité des soins passe clairement avant la gestion de la clinique (et heureusement !).

Ils ont demandé à Jacques, un directeur financier à temps partagé, de réaliser le pilotage financier de l’entreprise. Dans un premier temps, ils attendaient de lui une supervision des fonctions administratives et une aide dans l’obtention de financements.

Le reporting n’était alors pas pour eux une priorité, certains de la pérennité de leur clinique.

Cependant, Jacques constate un risque d’évolution des barèmes de prise en charge par la sécurité sociale en fonction de la nature des soins et réalise une évaluation des revenus et dépenses en fonction des actes réalisés.

Jacques met alors en évidence des taux de marge négatifs sur certains soins et, compte-tenu des choix de spécialisation pris par les 3 associés, ils risquaient d’aller dans le mur, d’autant que les actes les plus rémunérateurs n’étaient pas ceux qu’ils avaient décidé de maintenir.

Jacques et les médecins ont donc élaboré ensemble un plan stratégique qui s’articulait sur 3 axes :

Repenser le mix des actes médicaux proposés
Réduire les dépenses sur certains actes
Rehausser les tarifs de certaines prestations

En mettant en place un budget annuel, et un suivi des charges et des ventes par activité, Jacques a aidé les 3 fondateurs à comprendre les enjeux de gestion de leur clinique.

3. Choisir des outils performants

L’entreprise doit disposer d’un système d’information adapté pour collecter les données (interfaces, saisie, contrôle de cohérence, transformation et restitution).

Un soin particulier doit être porté sur la qualité des informations renseignées dans l’application et leur traçabilité.

Définir un planning périodique pour la production des informations et leur présentation aux décideurs
Automatiser autant que possible la collecte d’informations et assurer la traçabilité de l’information produite
Mettre en place des moyens de contrôle de cette information

4. Organiser les remontées d’informations

Le reporting, c’est une photo de l’activité à travers la remontée d’indicateurs clés de l’entreprise à une fréquence déterminée.

un des enjeux consiste donc à mettre en place des procédures pour la production de ces informations et de disposer d’outils pour fiabiliser le processus.

Définir un planning périodique pour la production des informations et leur présentation aux décideurs
Automatiser autant que possible la collecte d’informations et assurer la traçabilité de l’information produite
Mettre en place des moyens de contrôle de cette information

5. Réaliser le suivi d’activité et les prévisionnels

L’analyse d’un reporting, produit à intervalles fixes , n’a de sens que lorsqu’il existe des comparables, qu’il s’agisse d’intervalles équivalentes (mois, semaine, trimestre,..), d’historiques et surtout d’un budget.

Le budget devient alors vite indispensable pour un pilotage efficace de l’activité. Cet exercice, qui implique l’ensemble des équipes, fixe des objectifs pour la période et détermine les ressources mises en œuvre pour y parvenir. Ce modèle permet de cadrer l’activité et d’identifier les dérapages, sources d’amélioration ou de pertes de performance.

6. Analyser les données produites pour décider

Lorsque l’analyse du reporting se fait dans la foulée de sa date de production, les dirigeants peuvent très vite mettre en place des actions correctives et réagir face aux problèmes décelés.

Les managers doivent donc s’évertuer à réaliser cette revue du reporting à date fixe et le considérer comme une priorité de gestion, quelle que soit la taille de l’entreprise.

7. S’assurer de la mise en œuvre des décisions prises

Trop d’entreprises, happées par le flux des évènements, prennent des décisions sans même prendre la peine de s’assurer de leur mise en œuvre. L’absence de suivi de la réalisation de tâches génère des malentendus, certains croient que la demande a été exécutée alors que d’autres pensent qu’elle est abandonnées.

Pour éviter ce type de situation, les entreprises travaillent en mode projet, avec l’utilisation d’outils de suivis et de mesure des actions.

AVEC LES BONS OUTILS NOUS AVONS VU LA DIFFERENCE

Comme beaucoup de TPE, la société O., organisme de formation, ne dispose que d’un logiciel comptable et d’une application métier. Le tableur présente vite des limites pour gérer l’ensemble des informations de gestion…